Saber a qual cliente atribuir um pagamento e cuidar para que a troca de informações financeiras proceda de forma adequada entre a empresa e o banco é essencial para manter o controle e evitar cobranças indevidas ou erros na conciliação financeira.
Nesse processo, o arquivo de remessa se mostra bem importante, pois, além de agilizar o trabalho no dia a dia, ele proporciona maior segurança às empresas que utilizam o boleto registrado como meio de pagamento ofertado aos clientes.
O objetivo deste conteúdo é mostrar para você como o arquivo de remessa pode ser uma excelente solução para quem deseja ter um bom controle do faturamento. Também vamos mostrar como um sistema de automação financeira é ainda mais eficiente para esse tipo de cobrança!
O que é arquivo de remessa?
Desde que os boletos passaram a ser registrados, há uma obrigatoriedade para várias empresas, inclusive sindicatos, de informar ao banco todas as vezes que houver uma emissão e geração. São os arquivos de remessa que fazem essa conexão e informam sobre as vendas, os valores e o vencimento do boleto.
Com a emissão eletrônica, o banco reconhece o boleto emitido e, quando o cliente efetua o pagamento, o valor é transferido para a conta da empresa. É um processo cíclico, pois o valor precisa ser identificado durante a conciliação financeira para a conclusão do fechamento das vendas de um período.
Para que serve o arquivo de remessa de cobrança?
A emissão manual de remessa de cobrança é complexa e morosa. Boletos que não forem registrados e gerados por remessa não serão identificados pelo banco e pode acontecer de o cliente efetuar o pagamento e tarifas serem cobradas, de maneira aleatória e até duplamente, por falta de identificação.
Se a sua empresa tiver um faturamento modesto e emitir um ou dois boletos por dia, será fácil reconhecer a quais clientes pertencem determinada cobrança, mas imagine a dificuldade para um volume de vendas grande e contínuo.
Somente um controle sistêmico dá conta de suprir a demanda de baixas para que ao final não se instaure um colapso financeiro em todas as contas. Recorrer a uma solução tecnológica moderniza a empresa e possibilita a franca concorrência, abrindo uma vantagem competitiva.
Como funciona o processo de emissão e envio de boletos?
O funcionamento do arquivo de remessa de cobrança é simples, mas requer um software capaz de promover a comunicação durante a transmissão dos dados entre a empresa e banco da conta bancária.
Para isso, a programação de TI desenvolveu as chamadas extensões, que são os meios possíveis de envio e recebimento das remessas financeiras para reconhecimento dos bancos. A remessa emitida tem extensão ".REM" e faz a ponte direta com a instituição bancária e todos os boletos relativos às vendas efetuadas pela empresa.
Já a extensão ".RET" é o retorno líquido de todos os pagamentos que o banco identificou como sendo pertencentes à sua empesa. A plataforma de pagamento deve ser parametrizada para comportar as duas extensões e trabalhar sem conflitos.
Qual é o papel do CNAB nas remessas de cobrança?
Você já ouviu falar do CNAB? Trata-se do Centro Nacional de Automação Interna, que tem como objetivo integrar as plataformas online para permitir que a baixa de um arquivo de remessa ou retorno aconteça de forma automática.
A partir dessa tecnologia, a tendência é que os processos se tornem mais ágeis e impactem positivamente o cliente, que terá acesso aos seus produtos mais rápido.
A principal funcionalidade do CNAB é receber e baixar os boletos pagos. Existem duas formas de CNAB padronizados pela Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN) — CNAB 400 e CNAB 240. A seguir, entenda melhor a diferença entre os dois.
CNAB 400
É o tipo de arquivo mais simples, com informações mais restritas e em menor quantidade, ou seja, 400 posições de armazenamento por registro. Ele é ideal para pequenas empresas com carteiras simples. Os serviços de protestos e envio por correios estão incluídos.
CNAB 240
As informações possíveis para esse tipo de arquivo aceitam até 4 segmentos de 240 posições em cada título de um mesmo arquivo. Ele dispõe dos mesmos recursos do CNAB 400, com carteira mais robusta e utilização do serviço de banco correspondente.
O serviço CNAB deve ser adotado para facilitar as operações de cobrança e pagamentos, tanto para remessa quanto para retorno. O objetivo deve ser manter o banco de dados da empresa sempre atualizado e assegurar os recebimentos de acordo com as vendas e baixa de estoques.
Processos manuais caíram em desuso
Como abordamos no início deste post, os processos manuais caíram em desuso com a chegada das novas soluções tecnológicas. Com a automação, os pagamentos e baixas dos títulos podem ser executados por meio de uma plataforma de pagamento online integrada por API e comunicação direta com o banco correspondente.
Contar com uma solução de automação é optar pela praticidade. Do contrário, caberá ao profissional responsável pela conciliação financeira verificar diariamente se há um arquivo de retorno disponível para baixa.
Esse e outros procedimentos estão aptos a serem realizados por plataformas de gestão e automação intermediadora de pagamento como a da iugu, organização voltada para soluções em pagamento e cobrança online.
Além da gestão e sistematização de cobranças recorrentes e avulsas, o sistema da iugu está apto à integração com diversos outros sistemas, incluindo os bancários, para adequar o envio e recebimento de arquivo de remessa de cobrança.
Paralelo a todo o serviço de gestão, está o de emissão de boletos registrados a ao menor preço do mercado, mas com um diferencial: sua empresa somente pagará pelo boleto que for devidamente quitado pelo cliente.
Isso quer dizer que serviços como emissão, baixa e cancelamento têm custo zero. A taxa é fixa, independentemente do volume de boletos gerados, e você acompanha em tempo real a movimentação de um arquivo de remessa, desde a geração do boleto e a baixa até a identificação do dinheiro na conta.
Percebeu que o arquivo de remessa pode fazer a sua empresa ganhar notoriedade no mercado com uma performance ainda mais eficiente? Assine a nossa newsletter para receber mais informações sobre essa e outras soluções!
