Como escolher o sistema de cobrança ideal para seu negócio? Veja!

Já pensou em implantar um sistema de cobrança para facilitar a rotina diária e garantir uma abordagem adequada dos clientes inadimplentes? Uma boa ferramenta de automação vai facilitar o controle, padronizar o processo e as atividades da equipe responsável.

Além de fornecer dados sobre o comportamento do cliente em relação aos pagamentos, um sistema de cobrança é essencial, pois a saúde financeira depende do giro contínuo e positivo de capital — o que só é possível com os clientes pagando em dia para manter a empresa competitiva no mercado.

O objetivo deste post é ajudar na escolha do sistema de cobrança ideal para a sua empresa explicando sobre o funcionamento e as vantagens de contar com uma ferramenta eficaz que reduza o volume do saldo negativo!

Funcionamento de um sistema de cobrança

Antes de contratar um sistema de cobrança, é fundamental conhecer os recursos e as funcionalidades da ferramenta. Depois de implantado, as operações manuais darão lugar a um processo automático, por isso conhecer antes as deficiências e as necessidades da empresa vai ajudar a elencar os serviços.

Em primeiro plano deve estar o cliente e todas as informações de cadastro. Ter um sistema que centralize essas informações e permita uma busca ágil, inclusive do histórico de pagamento, facilitará a negociação para quitação dos débitos.

Um bom sistema de cobrança deve fornecer a possibilidade de gerenciamento da carteira de clientes desde os primeiros contatos, cadastro de dados pessoais, acompanhamento de vendas avulsas ou por recorrência — não apenas apontar um cliente inadimplente.

Além de acompanhar a jornada do cliente e cuidar para a longevidade da relação, a eficiência da cobrança recorrente deve ser medida pela capacidade de gerar subsídios para a gestão do departamento financeiro e trabalho da equipe, com funções como:

• lembrete automático de vencimento da fatura;
• geração de segunda via de boleto;
• meios de pagamentos diversos — cartão de crédito, boleto ou débito em conta;
• parcelamento do débito;
• integração sistêmica;
• flexibilidade de escolha da data de vencimento;
• utilização da régua de cobrança — estratégia de melhor momento para o contato com o cliente inadimplente;
• gestão completa de cobrança.

As ações sequenciais de tratamento da inadimplência tornam o fluxo de cobrança bastante transparente e personalizado. Dessa forma, o cliente, mesmo inadimplente, tem a percepção de que é importante para a empresa e que ela se preocupa em resgatar a boa relação construída na compra ou contratação dos serviços.

Considerações antes de escolher um sistema de cobrança

Nas empresas, os profissionais da área comercial costumam se reunir para decidir sobre as melhores práticas e estratégias de captação, retenção e encantamento dos clientes. É possível sentir uma atmosfera impregnada das boas energias que antecedem o fechamento de uma venda.

O mesmo não acontece quando o assunto é a inadimplência — há um desconforto natural em cobrar os clientes, mas o negócio não prospera sem que o dinheiro entre no caixa. Assim, a melhor forma de manter uma boa relação com um cliente devedor é implantar um sistema de cobrança adequado.

Para isso, alguns critérios devem ser observados para garantir um processo correto e livre de erros de quem operacionalizar o sistema. A proposta de um sistema de automação precisa ir ao encontro das facilidades de trabalho e redução da margem de erros da equipe.

Veja o que levar em conta para assegurar uma aquisição com bom custo-benefício, que vá, principalmente, corresponder às expectativas de reduzir ou, até mesmo, eliminar a inadimplência.

Segurança de dados

Cobrar um cliente que não está em débito pode causar um transtorno para a empresa e abalar o relacionamento em médio e longo prazo. Manter o cadastro atualizado e os dados corretos sobre o cliente e o contrato é essencial para um acompanhamento correto.

Por outro lado, além de pensar nas questões da inadimplência, o meio de pagamento é muito importante — para aquele cliente que efetua o pagamento via boleto bancário, mas vive atrasado, você pode oferecer o cartão de crédito ou o débito em conta. Mas para isso, é preciso garantir a segurança.

Outro fator considerado na segurança é o risco de fraude. Muitas pessoas têm receio de utilizar o cartão de crédito por medo da clonagem ou uso indevido. Um sistema antifraude é ideal para ajudar no convencimento do cliente de que pagar no crédito é uma boa estratégia.

Suporte adequado

Contratar uma plataforma de automação sem o suporte adequado é um risco que você não precisa correr, uma vez que já enfrenta o gargalo da inadimplência. Avalie bem as condições de suporte antes de implantar o software.

O sistema de cobrança deve atender ao trabalho do dia a dia, mas ao menor sinal de dúvida ou erro na operação, a certeza de contar com o suporte de especialistas faz toda a diferença. Procure no mercado quem entende da gestão do processo e das questões técnicas ao mesmo tempo.

Possibilidade de integração

Se a empresa tiver sistemas já em operação, o ideal é utilizar um sistema que agregue valor ao ser integrado. Em muitos casos, os custos serão minimizados com o aproveitamento de sistemas já em operação.

Lembre-se de que, em sistemas financeiros, já existe uma relação ampla com bancos, operadoras de cartão de créditos e instituições financeiras — quanto maior a integração, melhores as chances de agilidade e de praticidade na movimentação das informações.

Emissão de relatórios

Os relatórios são o compilado da movimentação de um período. Por meio deles é possível identificar o volume de vendas, as preferências dos clientes, os serviços mais utilizados e rentáveis, além da temida inadimplência.

São eles também que dão embasamento para a tomada de decisão. Utilizando as métricas adequadas para medição, todos os resultados apontados em relatórios são aproveitados para adoção de medidas e práticas.

O sistema de cobrança não deve se limitar apenas à inadimplência em si, mas deve permitir visualizar também a possibilidade de análise dos motivos que levam o cliente a se tornar inadimplente e as práticas de vendas e pagamentos que podem ser modificadas para acompanhar tendências ou facilitar a vida do cliente.

Seguindo as dicas deste post, dando total atenção às funcionalidades de um sistema de cobrança e à expertise do fornecedor, você vai garantir uma escolha acertada para conter a inadimplência, mantendo a saúde financeira em equilíbrio e a empresa competitiva no mercado.

Se você gostou deste post e está em busca de uma solução para os problemas da sua empresa em relação à inadimplência, entre em contato conosco e converse com um dos nossos especialistas para conhecer as funcionalidades do nosso sistema de cobrança e como podemos ajudar sua empresa a vencer esse desafio!