Vamos iniciar este texto com uma pergunta: como garantir o crescimento sustentável de uma empresa? Sem um controle de custos, é impossível transformar — de forma otimizada — receitas em sucesso, mesmo que a empresa esteja lucrando mais. Esse é, por exemplo, o principal motivo para o fechamento de empresas nos primeiros 4 anos de existência. Então, como não cair nessa armadilha?
Para ajudar nesse sentido, preparamos uma lista com 8 erros que comprometem o controle de custos e o que você pode fazer para não cometê-los. Interessou? Então vamos lá!
1. Não entender a importância do controle de custos
O primeiro erro que um gestor pode cometer em relação à saúde financeira de um negócio é ignorar completamente a importância que esse controle tem para o presente e o futuro. Sim, muitos profissionais ainda tropeçam nessa falha primordial!
Controle de custos tem a ver com uma mudança na mentalidade da gestão, de uma visão reativa (esperando os problemas acontecerem para resolvê-los) para um planejamento pró-ativo que construa a base de um negócio eficiente.
No mercado atual, esse é um passo muito importante. Com a automação de processos e ferramentas, o crescimento por otimização está se tornando mais relevante para o sucesso do que um crescimento por expansão. Quem utiliza melhor seus recursos sai na frente.
2. Gerir sem visão de dados
Incluir essa visão pró-ativa de controle de custos passa muito por uma gestão baseada em dados. Quem não investe nesse tipo de gerenciamento de indicadores tem menos capacidade de perceber mudanças no mercado ou problemas de controle interno e reagir a essas situações.
A forma de não cometer o mesmo erro é investindo em tecnologia. Ferramentas que automatizem o controle de custos e a análise de dados provenientes dele dão a gestores visibilidade sobre sua relação com gastos no presente e como isso pode afetar o futuro da empresa.
Processos mais modernos, plataformas e serviços que trabalhem com análise de grandes volumes de dados e visão de custos são grandes aliados que vão ajudar a empresa a continuar não cometendo os erros que apontaremos a seguir.
3. Não controlar o fluxo de caixa
Você se assustaria com a quantidade de gestores no mercado que não têm uma boa noção de quanto dinheiro entra e como ele está saindo.
O fluxo de caixa ainda é um dos processos mais importantes para garantir o controle de uma empresa. Como controlar custos se você não sabe em que está gastando?
Se o fluxo não está tão claro ultimamente, é hora de convocar os responsáveis de outras áreas dentro do negócio e se planejarem para recuperar esse gerenciamento da forma mais automatizada (com ajuda de serviços que tragam esse tipo de funcionalidade) e precisa possível.
4. Usar processos ineficientes de gestão
Falando em automação, ela está se tornando o ponto central do sucesso gerencial em empresas no mundo todo. Isso porque, como dissemos lá em cima, a eficiência com que um negócio lida com suas finanças é cada vez mais determinante para o seu sucesso.
Quem sabe não é hora de uma reorganização gerencial e uma reformulação em processos que fazem esse controle? Uma gestão baseada em dados é exatamente voltada para a definição e o acompanhamento automatizado de indicadores ligados ao sucesso financeiro.
Mas só é possível transformar dados em soluções quando existem processos eficientes fazendo a ponte entre identificação de problemas, planejamento e sua correção na prática. O gestor que entende e cria esse ambiente consegue visão completa sobre seu controle de custos.
5. Não controlar o churn
Então vamos falar de dois indicadores fundamentais para um bom controle financeiro, começando pelo churn. A taxa de churn é a métrica que aponta quantos clientes se perde do total de conversões durante um determinado período de tempo — principalmente em se tratando de receitas recorrentes. Ou seja, é a sua capacidade de reter clientes por mais tempo.
Por que é importante entender esse indicador em um contexto de controle de custos? Uma taxa de churn alta torna o gerenciamento de finanças muito mais instável. É difícil planejar estratégias a longo prazo se sua empresa converte bem, mas perde essa receita logo em seguida.
Acompanhar de perto esse indicador dá mais previsibilidade, pois você não só tem uma ideia de como o fluxo de caixa vai se comportar nos próximos meses (flutuação) como pode trabalhar para diminuir essa porcentagem.
6. Não gerenciar os clientes inadimplentes
Outro indicador importante é o de inadimplência. Esse tipo de problema em uma empresa é grave por que mina sua capacidade de gerenciamento financeiro. Sem controle, fica muito difícil planejar sobre a receita presumida sem noção de quanto será a receita real.
Como é impossível definir com certeza qual será a inadimplência no futuro, gestores precisam trabalhar em duas frentes:
- de um lado, criar mecanismos e processos dentro do gerenciamento financeiro que levem a inadimplência estimada em conta como indicador dentro da gestão;
- de outro, trabalhar uma aliança entre setores de vendas, comercial e financeiro para minimizar ao máximo os motivos que podem levar ao crescimento desse indicador.
7. Contar com dinheiro que ainda não entrou
Vamos terminar nossa lista com dois erros que não têm muito a ver com otimização de processos, gestão de dados ou até o acompanhamento de indicadores de performance: têm a ver com uma cultura profissional dos gestores de uma empresa. Por exemplo, o uso de receitas ainda não realizadas — uma atitude que pode colocar a empresa em situações desnecessárias e até inviabilizar o negócio.
Contar com dinheiro antes de ele entrar em caixa, mesmo que seja para investimentos e ferramentas benéficas ao negócio, traz o risco de comprometer a organização com dívidas sem a certeza absoluta de que poderá pagar dentro do prazo definido.
Basta um atraso, uma sequência de inadimplências, para que vocês precisem recorrer a empréstimos bancários ou multas após vencimentos. Mesmo que rapidamente esse custo seja coberto, os juros já terão feito seu impacto no controle financeiro.
8. Misturar contas pessoais com as empresariais
Sim, este ainda é um erro muito comum até em empresas maiores. Cometida principalmente por donos de negócios, mas também por diretores, essa falha acontece quando um profissional usa dinheiro em caixa para adquirir produtos, serviços ou pagar contas de caráter pessoal.
Dinheiro da empresa é da empresa. Mesmo os cargos que não são remunerados em salário precisam ser tratados como tal: definidos, distribuídos e registrados como pagamento pelo serviço prestado. Qualquer valor sacado fora disso vai dificultar muito a visão de gastos ao longo do ano.
E esse é o ponto central que deve ser solucionado para resolver de vez problemas com controle de custos. Ferramentas tecnológicas, automação no acompanhamento e uso inteligente de dados são os pilares que dão visão de gastos, previsibilidade de receitas e despesas e apontam caminhos mais eficientes para atacar o mercado.
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